どの会社や部門に異動しようが、おそらくあるであろう「会議」の時間。私は会議を評価する立場ではないですが、まあたいてい会議はめんどくさい物で避けたいと思われるかと思います。
目新しさはないですが、今一度効率的な会議の運営ができるよう整理してみました。
よい会議に必要な2つの要素（準備と仕切り）
時間のムダと思われない会議には、議論すべき事についてのデータ集めや自担当の意見をまとめてもらうなどの事前準備と、当日予定していた議論や結論が出せるように司会をこなす仕切りの２つが大事である。
準備すべき事（準備稼働は最低限に）
・参加メンバに認識してもらうべき問題点、および対処案
・それらの理由となるデータ
・参加者の招集理由の明確化とその通達 ※最小人数にすべき
これらを用意してもらうように依頼する事だが、準備自体に時間がかかるのは避ける。
そこで日常業務で使用しているファイルやシステムがあれば、それを投影する形にする事を基本ルールとして余計な準備稼働はかけないようにする。
例えば課題管理ファイルがあれば、そのまま会議時に投影して議論するなど。
※原則であって、必要に応じて追加資料もあり。
また、何故自分が呼ばれているのか立場を明確化する事で、事前準備ないし議題となるテーマにむけて事前に意見を考えてもらうようにする。
仕切り
●会議開始時
・会議ゴールの共有：何を決めるための会議か
・アジェンダ：テーマとその時間配分について
・会議の種別の共有：ブレストか情報伝達か議論か決定かの共有
●会議中
・議題がそれた時は、その話題は「今後明確に議論するテーマ」として記録を残 し、本題に戻す。
※発言者の参加意欲や問題意識をそがないかつ、今日議論すべき事に集中する。
・停滞した時の質問は大きく３つ。
－足りない情報は仮定をおいて検討
－仮にそれをやった、やらないと来週・月・年はどんな影響か検討
－何でそもそも議論テーマにしたのか、原因の再確認
●会議終了時（ラップアップ）
・決定事項の振り返り（誰がいつまでに何をするのか）
・今後の対応スケジュール
・PJ自体の最終目標の確認
会議を減らす
状況に応じてかと思いますが、単純な情報伝達で済む題材であるなら、メールや掲示板による周知にしてしまう。何か会議があった際に、リマンド的に説明するに留める。
