あるプロジェクトを推進する時に関連者が増えるほど協力をえるのは大変ですよね。自組織ぐらいまでなら割とスムーズですが、会社全体を巻き込んで進めていく事になると体制作るのも大変ですし、なかなかやりたい通りには進みません。
そんな時は、まず全体スケジュールを作って提示していく手法が紹介されていたので、ここに記しておきたいと思います。
初期に必要な物(WBSは細かすぎ)
プロジェクトのスケジュール管理といえばWBSは外せないが、初期段階では必要ない。(※のちには必要)
そこで、下記のような全体スケジュールをつくるべき。
- 各部署がいつ何に関与するのか一目で分かる
- 縦軸にテーマ、横軸にスケジュールを表示する
- 会議など行事の日をマイルストーンと位置付ける
例として
理由
WBSだと、情報がこまかすぎて他部署の人が何をすればいいのか不明なため。特に該当のプロジェクトとは別な本業を抱えつつ参加する事になるので、自分から情報を細かく拾いに行くのも限度があるため、要点を絞って伝える努力が必要になる。
また、担当者の稼働を割いてもらう時に、該当部署の管理職も納得してくれる材料にもなるため、サンプルのような全体スケジュールを【早期】につくることが大事。
まとめ
物理学ではないですが、物事は最初に動かす時が一番摩擦もありますからね。一度動き出してしまえば、後は微修正で進むものです。
自分が進める時は、このような全体スケジュールを先んじて作るように手はずを整えて、うまく活用していきたいと思います。そうすれば、周りの人や部署も必要性がわかってくれるかと思います。逆に協力をする立場なら、作るようにお願いした方が結果的にいつまでに何をすべきかがわかるので、しっかり依頼していこうとも思います。