情報のキャッチアップが遅れましたが、改正電子帳簿保存法というのが10月から施行されたようです。今まで紙による保存が必要だったものが電子データでもよくなるみたいで、今後のシステム更改時のネタになりそうなので記しておきます。
- 電子帳簿保存法の背景
- 必要な要件（変更が追えて、読める状態であること）
- 普及を妨げる要因（認知度低い、紙との併存の手間）
- まとめ（電子帳票サービスとデータバックアップの組み合わせが錦の御旗になりえるかも）
電子帳簿保存法の背景
文章保存の負担軽減にむけて紙による保存が義務づけられている物を、一定の条件下の中で電子データによる保存でも問題ないというルールです。
事前に税務署への申請が必要なので勝手に社内ルールを変更できるものではありません。
必要な要件（変更が追えて、読める状態であること）
電子データを保存する場合の要件は大きく2つあります。
●真実性の確保
－訂正・削除等の履歴が追えること
－関連する書類が追える事
－操作マニュアル等がある事
●可用性の確保
－読める状態であること
－見つけられる（検索）機能があること
※大前提として「真実性の原則」など、企業の財務状況や経営成績を正しく報告する今までの前提があります。
普及を妨げる要因（認知度低い、紙との併存の手間）
そもそもの認知度が低い上に、中途半端に導入する事で「紙」と「電子データ」の併用となると確認や提出する際の管理が煩雑となるため、避けられてしまう模様です。
まとめ（電子帳票サービスとデータバックアップの組み合わせが錦の御旗になりえるかも）
ハンコなくす号令など政府も取り組んでますし、この波で一気に普及していけば、領収書の原本保管などなくなるのかもしれませんね。帳票関連は7年間保管する義務がありますが、確かに紙での保管ではどこにどの書類があるのか、追いかけるのが大変そうで、電子データ化された方が利便性はありますね。
※保存期間については、赤字の年度は「10年」みたいですかね、一律7年ではなかったようで・・・税制上優遇という言葉は正しくなさそうですが、法人税かからず黒字とは扱い違うから監査対象になりえる可能性が高いからですかね。
もし、社内システムに手を入れる必要があるならば、これを錦の御旗にして【全体的に更改しましょう、働き方改革にもなります】とか言えば、ただ更改しますよよりも全社的な納得感も得られやすいですかね。
まあ、経理部門説得するのは大変そうですが、他社も間接稼働を減らしていくので我々も事務稼働を減らさないと競争できなくなると、トップ判断で導入しやすいですかね。
あと、在宅ワークがより進んで領収書や書類を印刷して会社保存するなど、効率悪いですし、紛失リスクも無視できませんし、電子化進ませたいですね。
